Az elektronikus aláírásról érthetően
Mit jelent az elektronikus aláírás?
Az elektronikus aláírás egy joghatást biztosító eljárás, amely során hasonló módon írható alá és hitelesíthető a dokumentum, mint a papíralapú aláírás esetén. Egy szerződés aláírásához a feleknek nem szükséges személyesen találkozniuk, időben és térben szétválva elektronikusan aláírhatják a dokumentumot.
Kézi aláírással egyenértékű joghatást biztosít az aláírt dokumentum?
Teljes mértékben! Nemcsak Magyarországon, hanem az Európai Unió minden tagállamában elfogadott, bíróság előtt bizonyító erejű, a kézi aláírással egyenértékű a minősített tanúsítványon alapuló elektronikus aláírás vagy bélyegző joghatása.
Mikor használjuk az elektronikus aláírást?
-
Amikor egy cég képviselőjeként járunk el, hivatalos ügyintézésnél - Cégjegyzésre, cégképviseletre jogosultak számára különösen fontos, hogy rendelkezzenek elektronikus aláírással, hiszen bárhol és bármikor szükség lehet rá.
-
Amikor cégszerűen állít ki egy elektronikus dokumentumot, amelynél biztosítani kell az alábbiakat:
-
HITELESSÉG - az aláíró személye tényleg az, akinek mondja magát
-
SÉRTETLENSÉG - az aláírt dokumentum tartalma az aláírás után nem kerülhet észrevétlenül módosításra akaratlan vagy szándékos megváltoztatásra
-
LETAGADHATATLANSÁG - az aláíró nem képes letagadni az elektronikus aláírás létrehozásának tényét
-
-
Amikor a piaci szereplők előírják, pl. közbeszerzési eljárásoknál követelmény lehet, hogy a pályázatot csak elektronikusan aláírt, hiteles dokumentumként benyújta fogadják el.
-
Amikor hosszú távon megőrizhetővé kell tenni egy dokumentumot elektronikusan, ezzel megfelelve a törvényi előírásoknak (pl. számviteli tv.), egyszerű tárolhatóság biztosítása.
-
Amikor a biztonság, nyomon követhetőség és költséghatékonyság fontos a szervezet mindennapi működése során.
-
Amikor a mindennapi munkavégzés hatékonyságának növelése a cél - Egyszerű és gyors dokumentum hitelesítés (azaz aláírás), illetve mások által elektronikusan aláírt dokumentumok hitelességének ellenőrzése (joghatás kimutatása, megbízható?)
-
Tudatos fenntarthatóság, környezetbarát - Amikor papírmentes munkavégzés a cél
Elektronikus aláírás alkalmazási területei / felhasználása
-
Hazai és határokon átnyúló szerződéskötések, ajánlatok és megállapodások
-
Hétköznapi munkavégzés során keletkező dokumentumok cégszerű aláírása: teljesítés igazolások, jegyzőkönyvek, tanúsítványok, jelentések, nyilatkozatok stb.
-
Elektronikus számlázás és elektronikus számviteli bizonylatok
-
Hiteles másolat készítés papír alapú dokumentumokról - digitális archiválás
-
HR formanyomtatványok: M30 formanyomtatvány, bérjegyzék
-
Cégeljárás és jogi eljárás során keletkező dokumentumok cég jogi képviselője általi aláírása