M30-as igazolás hitelesítése tömegesen is: így lehetséges!
- polysys
- 2 nappal ezelőtt
- 6 perc olvasás
Ebben a cikkben az M30-as igazolással kapcsolatos fontos legfontosabb tudnivalókat vesszük át, különös tekintettel az elektronikus kiállításra és aláírásra.
- Az M30-as igazolás az éves összesített igazolás egyik formája, amely a munkáltató vagy kifizető által közölt jövedelmi és adózási adatokat tartalmazza, és papíron vagy elektronikusan is hitelesíthető.
- Megmutatjuk, hogyan lehet az M30-as igazolásokat elektronikusan aláírni, és milyen előnyei vannak a digitális hitelesítésnek a vállalati adminisztrációban.
- A Polysys tanúsított aláíró technológiára épülő megoldásaival a PDF-alapú M30-as igazolások tömegesen, gyorsan és ellenőrizhető módon aláírhatók a jogszabályoknak megfelelő, hiteles módon.
Mi az az M30-as igazolás?
Az M30-as igazolást a munkáltató vagy kifizető állítja ki a munkavállalónak. Ez a dokumentum tartalmazza, hogy az adott adóévben milyen jövedelmet fizettek ki, milyen jogcímen és abból mennyi adót, adóelőleget és járulékot vontak le.
A munkáltató vagy kifizető köteles az elszámolási évet követő év január 31-éig összesített igazolást adni, ennek teljesítésére az M30-as igazolásminta használt.
Fontos tudni, hogy az M30 jelű igazolásminta használata nem kötelező. A cég saját igazolásmintát is alkalmazhat, ha az tartalmazza a jogszabályban előírt adatokat.
Mit kezdjünk az M30-as formanyomtatvánnyal munkavállalóként?
Az M30-as igazolást elsősorban az SZJA-bevallás ellenőrzéséhez használjuk. Nem kell beküldeni a NAV-hoz, de érdemes megőrizni, és összehasonlítani a NAV által készített SZJA-bevallási tervezettel. Ha eltérést találunk, a bevallási tervezetet ellenőrizni és szükség esetén javítani kell.
Az M30-as nyomtatvány szerepe a vállalati adminisztrációban
Az M30-as igazolás célja, hogy a munkáltató vagy kifizető eleget tegyen az éves összesített igazolás kiállítására és átadására vonatkozó kötelezettségének.
A munkáltatóknak és kifizetőknek gondoskodniuk kell:
- az összesített igazolás határidőre történő kiállításáról, amelyhez a gyakorlatban sokan az M30-as igazolásmintát használják;
- arról, hogy az igazolás biztonságos és ellenőrizhető módon eljusson a munkavállalóhoz vagy az érintett magánszemélyhez;
- az igazolások és az átadás dokumentációjának megfelelő megőrzéséről.
Az M30-as igazolásokat nem kell beküldeni a NAV-hoz, de a kiállításuk, aláírásuk, átadásuk és megőrzésük jelentős adminisztrációs feladatot jelenthet a HR- és bérszámfejtési területek számára, különösen nagyobb munkavállalói létszám esetén.
Mikor és miért szükséges az M30-as igazolás hitelesítése
A 465/2017. (XII. 28.) Korm. rendelet 23. § (1 szerint a munkáltatónak/kifizető minden évben köteles az összesített igazolás kiállítására január 31-éig.
Azért kötelező az igazolás hitelesítése, mert:
A kiállított igazolás adózással kapcsolatos adatokat tartalmazó okiratnak minősül, amelyet a munkavállaló a hatóság előtti eljárásaiban használhat fel, ezért ellenőrzésre alkalmas hitelesítés, például aláírás elhelyezése szükséges.
Az aláírás megléte az írásbeli alakhoz kötött jognyilatkozat szükségszerű eleme a Ptk. alapján. Az adóigazgatási eljárás szabályok a bizonylat kiállítása kapcsán nem követelik meg a teljes bizonyító erejű magánokirati formát, ezért mind a papír alapú, mind az elektronikus irat tekintetében elfogadható az egyszerű magánokirati forma.
Ez mit jelent a gyakorlatban?
M30-as igazolás hitelesítése papíron
Papír alapú okirat esetén elegendő, ha az okiratot a cég képviseletében az igazolás kiállítására jogosult személy nem cégszerűen írja alá, például egy olyan munkavállaló – általában a munkaügyi vagy személyzeti vezető -, akit a belső szabályozás jogosít fel az említett igazolás aláíárására.
M30-as igazolás hitelesítése elektronikusan
Elektronikus formában kiállított M30-as igazolás esetén a NAV tájékoztatója szerint elegendő a fokozott biztonságú elektronikus aláírás és az időbélyegző használata. Ezzel az igazolás hiteles elektronikus magánokiratként kezelhető.
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy az M30-as igazolásokat nem szükséges egyesével kinyomtatni, kézzel aláírni, majd papíron vagy beszkennelve továbbítani. A PDF formátumú igazolások elektronikusan is aláírhatók és időbélyegzővel láthatók el, így a teljes folyamat gyorsabbá, biztonságosabbá és könnyebben ellenőrizhetővé válik.
Bővebb információ az M30-as nyomtatvány kitöltési útmutatójában.
A manuális hitelesítés buktatói
Papíralapú M30-as igazolás esetén a dokumentumokat ki kell nyomtatni, majd a munkáltató vagy kifizető részéről az erre jogosult személynek alá kell írnia. Ha a cég az átadást is papíralapon dokumentálja, akkor az átvétel igazolása további adminisztrációt jelenthet.
Egy nagyobb vállalatnál, ahol több száz vagy akár több ezer munkavállaló dolgozik, ez jelentős terhet róhat a HR- és bérszámfejtési területre. A nyomtatás, az aláírás, az átadás, az átvétel dokumentálása és az iratok tárolása mind időt és erőforrást igényel.
A papíralapú folyamat adatvédelmi és iratkezelési kockázatot is jelenthet, hiszen az M30-as igazolás személyes és adózási adatokat tartalmazó magánokirat.
Ezért nagyobb munkavállalói létszám esetén érdemes megfontolni az M30-as igazolások elektronikus aláírását.
M30-as igazolás hitelesítése elektronikusan és tömegesen
Az M30-as igazolások hitelesítése elektronikusan egyszerűen, néhány kattintással elvégezhető. Ráadásul az M30-as formanyomtatványok hitelesítését nemcsak egyesével, munkavállalónként tudjuk megtenni, hanem akár tömeges hitelesítésre, aláírásra is lehetőségünk van.
Ez különösen hasznos nagyobb vállalatoknál, ahol több száz vagy akár ezer munkavállaló részére kell határidőre kiállítani az igazolásokat. A tömeges elektronikus aláírás csökkenti a manuális adminisztrációt, gyorsítja a folyamatot és ellenőrizhetőbbé teszi az igazolások kezelését.
Hogyan működik a tömeges elektronikus aláírás és időbélyegzés?
A polySigno segítségével az M30-as igazolások elektronikus aláírása és időbélyegzése egyszerűen, tömegesen is elvégezhető.
Mutatjuk a tömeges PDF hitelesítésnek a lépéseit a polySigno aláíró alkalmazásban.
Miután elkészültek az M30-as vagy a más formában kiállított összesített igazolások PDF formátumban, akkor becsatoljuk vagy behúzzuk a fájlokat a PolySigno-ba. Egyszerre több száz vagy ezer PDF fájl kiválasztható aláírásra.
Kiválasztjuk az aláíró tanúsítványt (ez lehet aláíró tanúsítvány – személyhez kötött, vagy bélyegző tanúsítvány – céghez kötött).
Beállítjuk az elektronikus aláírás megjelenítését, általában a szöveges és képi, vizuális megjelenítést célszerű választani, hogy egyértelműen látható legyen az aláírás ténye.
Kiválasztjuk az időbélyeg szolgáltatót, célszerű archív időbélyeget használni az M30-as igazolások hitelesítésére a visszavonási információk hozzáadásával, azért, hogy a jogszabályokban előírt módon az elektronikus dokumentum hosszú távú hitelességét biztosítsuk.
Megadjuk a mappát, ahová az aláírt PDF dokumentumokat menteni szeretnénk.
Az aláírás ikonra kattintva néhány másodperc alatt aláírásra, azaz hitelesítésre kerül az összes PDF, minden egyes dokumentum külön-külön.
A folyamat végén az aláírt és időbélyegzett M30-as igazolások elektronikus formában továbbíthatók vagy biztonságos módon hozzáférhetővé tehetők az érintett munkavállalók számára.
Jogszabályi megfelelőség
A NAV tájékoztatója és a Dáptv. 109.§ (1) bekezdése alapján a nyilatkozó fél legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást és az elektronikus időbélyegzőt kell, hogy használjon, azért hogy az elektronikusan beadott igazolás hitelesnek minősüljön.
Mennyi ideig kell megőrizni az M30-as igazolást?
Az M30-as igazolást és az átadását igazoló dokumentumokat legalább az adómegállapítási jog elévüléséig meg kell őrizni. Ez főszabály szerint a bevallás évének utolsó napjától számított 5 év.
Munkáltatói oldalon célszerű legalább 8 éves megőrzési idővel számolni, mert a bérszámfejtési és számviteli iratokra hosszabb megőrzési szabályok is vonatkoznak.
A tömeges M30-as hitelesítés bevezetésének lépései
Elektronikus aláíró szoftver kiválasztása
A tömeges M30-as hitelesítés első lépése a megfelelő elektronikus aláíró szoftver kiválasztása. Más megoldás ideális akkor, ha a cég asztali alkalmazást szeretne erre a célra használni, és más akkor, ha az aláírási folyamatot egy vállalati rendszerbe kell integrálni.
A Polysys összes aláíró megoldása támogatja a tömeges PDF dokumentum aláírását és hitelesítését. A Polysys szoftverei, több mint 20 éve folyamatosan tanúsított aláíró technológiájára épülnek, így magas szintű IT-biztonsági és megfelelőségi követelmények mellett alkalmazhatók.
polySigno (aláíró alkalmazás)
A polySigno azoknak a vállalatoknak ideális, akik asztali alkalmazásként szeretnék használni az aláíró programot. A polySigno-val egyszerűen aláírhatóak PDF és egyéb típusú dokumentumok, akár nagy számban, tömegesen is.
TEA (szerveroldali infrastruktúra)
A TEA különösen olyan vállalatok számára előnyös, ahol jogszabályi kötelezettség vagy belső vállalati előírás alapján nagy mennyiségű dokumentumot kell elektronikusan hitelesíteni, ellenőrizni és hosszú távon megőrizhetővé tenni. Olyan környezetben ideális, ahol az aláírási folyamatot nem egy felhasználó indítja el manuálisan, hanem egy vállalati rendszer automatikusan. A dokumentumok aláírása, ellenőrzése és kiegészítése emberi beavatkozás nélkül történik.
SSA (webes alkalmazásba integrálható)
Az SSA webes környezetbe integrálható aláíró megoldás. Akkor lehet jó választás, ha a szervezet az elektronikus aláírási folyamatot saját webes felületébe szeretné beépíteni. A felhasználói felület testreszabható, így az aláírási folyamat illeszkedhet a vállalat arculatához és meglévő online folyamataihoz.
Integráció a bérszámfejtő és HR rendszerekkel
A TEA szerveroldali aláíró infrastruktúraként néhány nap alatt integrálható bérszámfejtő, HR-, dokumentumkezelő vagy más vállalati rendszerekhez. A TEA-hoz korlátlan számú és típusú alkalmazás csatlakoztatható.
Gyakori kérdések
Hogyan kell hitelesíteni az M30-as igazolást?
papíron, akkor a cég képviseletében igazolás kiállítására jogosult személy nem cégszerűen írja alá, vagy
elektronikus formában, akkor legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás vagy elektronikus bélyegző, valamint időbélyeg alkalmazása szükséges.
Kötelező-e elektronikusan hitelesíteni az M30-as igazolást?
Nem kötelező, de ajánlott, különösen nagyobb vállalatoknál.
Mert csökkentheti az adminisztrációs terheket, gyorsíthatja a folyamatot, és mérsékelheti a nyomtatással, kézi aláírással és irattárolással járó költségeket.
Milyen jogi háttérnek kell megfelelnie a tömeges M30-as hitelesítésnek?
Az M30-as igazolások kiállítása, elektronikus hitelesítése és megőrzése során több jogszabályi követelményt is figyelembe kell venni:
- az összesített igazolás kiállítására és átadására vonatkozóan az Adóig. vhr. 23. § (1) bekezdését;
- az elektronikus magánokiratra vonatkozóan a Dáptv. szabályait;
- az elektronikus aláírásra, elektronikus bélyegzőre és időbélyegzőre vonatkozóan az eIDAS-rendelet követelményeit;
- az adózási iratok megőrzése szempontjából az Art., vagyis az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény szabályait;
- céges iratkezelés esetén a Számviteli törvény megőrzési előírásait is, különösen a bérszámfejtést és könyvelést alátámasztó bizonylatoknál.
Melyik hatóság ellenőrzi az M30 igazolás hitelesítését?
Magának az egyes M30-as igazolásnak nincs külön „hitelesítést ellenőrző” hatósága; vita esetén az okirati hitelességet és bizonyító erőt az eljáró hatóság vagy bíróság értékeli.
Mennyi idő alatt készül el az M30 igazolás hitelesítése?
A Polysys aláíró szoftvereivel néhány másodperc alatt.
Tetszett a cikk? Mentsd el a könyvjelzők közé, hogy bármikor gyorsan visszatalálj.
Hozzászólások