Adobe Acrobat Sign aláírás cégeknek: jó megoldás Magyarországon?

Ebben a cikkben áttekintjük az Adobe Acrobat Sign és az Acrobat Pro funkcióit, valamint azt, hogy ezekkel a programokkal tudunk-e jogilag érvényes módon aláírni elektronikus dokumentumokat.

A fő megállapítások:

- Az Adobe Sign és Acrobat Pro-ban alapértelmezett “E-sign”, “Fill & Sign” és  “Request e-signatures” funkciókkal egyszerű elektronikus aláírásokat (SES) hozhatunk létre, ami nem adja a jogszabályok által előírt aláírási szintet, kézi aláírással egyenértékű joghatást.

- Az Adobe a minősített elektronikus aláírás  (QES) használatát is támogatja, ehhez azonban külön aláíró tanúsítvány szükséges, ami további költséggel és ügyintézéssel jár.

- Az Adobe Sign felhőalapú működése során a dokumentumok elhagyják a vállalat saját informatikai környezetét, ezért különösen fontos megvizsgálni az adatkezelési, titoktartási, rendelkezésre állási és megfelelősségi követelményeket.

Az Adobe neve sokak számára ismerősen cseng, elsősorban az ingyenesen letölthető PDF megjelenítője miatt. A vállalat emellett különböző PDF-kezelő és beépített elektronikus aláírási megoldásokat kínál.

Acrobat Reader egy ingyenesen letölthető, PDF-dokumentumok megnyitására és megtekintésére használható program.

Acrobat Standard egy fizetős alkalmazás, amely elsősorban PDF-ek szerkesztésére és konvertálására szolgál, további egyéb funkciókkal kiegészítve.

Acrobat Pro egy fizetős asztali alkalmazás, amely bővített PDF kezelési funkciók mellett az elektronikus aláírási lehetőséget is kínál, de alapvetően PDF-kezelő program.

Adobe Acrobat Sign, egy vállalatok számára kínált, fizetős, felhőalapú elektronikus aláírási és munkafolyamat-kezelő rendszer.

Adobe Acrobat Sign: elektronikus dokumentumok aláírása cégeknek

Az Acrobat Sign kifejezetten vállalatok számára fejlesztett felhőalapú elektronikus aláírási és munkafolyamat-kezelő rendszer. Az Adobe Sign nem csupán aláíró program, hanem az elektronikus aláíráson mellett több tucat további funkciót is kínál. Ezért elsősorban azoknak lehet jó választás, akik vállalati adminisztrációra is keresnek szoftvert, és a kiegészítő funkciókat ki szeretnék használni.

Az Acrobat Sign és Acrobat Pro buktatói, amelyről sokan nem tudnak

Miután havi vagy éves előfizetéssel beszereztük a programot, sokan örömmel kattintanak az “E-sign” gombra, vagy a Tool-k között a “Fill & Sign” lehetőségre, abban a hittben, hogy végre elektronikusan aláírhatják a dokumentumot.

Az Adoba Sign és Acrobat Pro-ban alapértelmezett “E-sign”, “Fill & Sign” és  “Request e-signatures” funkcióiban a csapda

Aláírás elektronikus aláíró tanúsítvány nélkül

Vigyázat, ez az elektronikus aláírás megnevezés ebben az esetben félrevezető lehet. Bár az aláírás elektronikusan (azaz nem papíron történik), ezért tág értelemben hívhatjuk elektronikus aláírásnak, de az így létrehozott aláírás semmiben sem felel meg a digitális aláírásokkal (minősített elektronikus aláírások és minősített elektronikus bélyegzők) szemben támasztott követelményeknek.

Az Adobe Sign és Acrobat Pro által alapértelmezettként kínált “E-sign” vagy “Fill & Sign” funkcióval egyszerű elektronikus aláírást (SES)-t helyezhetünk el a dokumentumon. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy begépeljük a nevünket, kiválasztjuk a kívánt betűtípust, majd a dokumentumon megjelöljük azt a helyet, ahová az aláírást szeretnénk elhelyezni. Aláírunk, ezzel az aláírási kép a dokumentumra kerül. Majd ezt a “request e-signature” funkcióval elküldhetjük a dokumentumot a másik aláíró email címére. Az aláíró értesítést kap, majd hasonló módon elhelyezheti a dokumentumon a saját egyszerű elektornikus aláírását.

Az az egyszerű elektronikus aláírásnak (SES) nem rendelkezik automatikusan a saját kézű aláírással azonos joghatással. Ezért fontos tisztában lennünk azzal,  hogy ha használjuk az Adobe programjait, amelyekbe az elektronikus aláírás funkciót beintegrálták, az még nem jelenti automatikusan azt, hogy a magyar jogszabályoknak, vagy az EU-s rendeletnek (eIDAS-nak) megfelelő szintű elektronikus aláírást tudunk létrehozni.

Aláírás elektronikus aláíró tanúsítvánnyal

Az Adobe támogatja az eIDAS rendeletnek megfelelő, azaz a minősített tanúsítványon alapuló elektronikus aláírás  (QES) használatát is, ehhez azonban külön be kell szereznünk az aláíró tanúsítványt egy megfelelő minősített bizalmi szolgáltatótól. Az Abode átirányít bennünket a partnerként működő tanúsítványkibocsátó szolgáltató webes felületére.

Az Adobe Trust Centerben további információkat olvashatunk az eIDAS szerinti elektronikus aláírások típusairól, köztük a minősített elektronikus aláírásról (QES) is.

Példa, az Acrobat Pro-ban történő tanúsítvány igénylésre:

Az Adobe Sign jó megoldás céges elektronikus aláírás készítésére?

Csak akkor, ha túllépünk az alapértelmezett, emailes azonosításra épülő egyszerű elektronikus aláírás (SES) alkalmazásán. Céges dokumentumok estetében, ha a saját kezű aláírással azonos joghatást szeretnénk elérni, minősített elektronikus aláírást (QES) kell használnunk.

Az Adobe Sign képes QES aláírások létrehozására is, de ebben az esetben számolunk kell az aláíró tanúsítvány igénylésének folyamatával és további költségeivel.

Az Adobe Sign abban az esetben lehet megfelelő megoldás:

-       ha kizárólag PDF dokumentumokat szeretnénk aláírni.

-       ha nem jelent problémát, hogy az aláírandó vállalati dokumentumok az Adobe Sign felhőalapú működése miatt, elhagyják a vállalat saját informatikai környezetét, vagyis feltöltésre kerülnek egy külső felhőszolgáltatásba.

Ebből következően azok a vállalatok és szervezetek, amelyek bizalmas információkat tartalmazó elektornikus dokumentumokat írnak alá, nem feltétlenül választanak egy felhőalapú Adobe Sign megoldást. Számukra ugyanis problémát jelenthet, hogy az aláírandó, bizalmas dokumentumok elhagyják a vállalat saját infrastruktúráját.

Adobe Sign vs. Polysys

Alapvetően az Adobe és Polysys megoldásai eltérő célokra készültek.

Az Adobe Sign egy felhőalapú elektronikus aláírási és munkafolyamat-kezelő rendszer, míg a Polysys szoftverei kifejezetten digitális aláírások létrehozására, ellenőrzésére és az aláírások hosszú távon megőrizhető formára történő kiegészítésére fejlesztett szoftvermegoldások, amelyek az ügyfelek saját informatikai környezetében működnek.

A Polysys szoftverei nem felhőalapú szoftverek. A polySigno egy számítógépre telepíthető dekstop alkalmazás, a TEA pedig egy szerver oldali szoftver, amely az ügyfél saját telephelyén vagy infrastruktúrájában üzemel. Ennek köszönhetően a bizalmas adatok és dokumentumok nem hagyják el a vállalat környezetét. Ez különösen fontos azoknál a vállalatoknál és szervezeteknél, amelyeknél előírás az, hogy a dokumentumok kezelése (köztük az aláírás is) teljeskörűen a saját, zárt informatikai rendszerben történjen.

Adobe Sign	Polysys szoftverei
Felhőalapú megoldás, a dokumentumok az aláírás pillanatában elhagyják a vállalat IT környezetét és az Adobe cloud storage rendszerébe kerülnek.	Dekstop vagy zárt szerveroldali megoldás, az aláírás pillanatában a dokumentumok nem hagyják el a vállalat IT környezetét, így az adatkezelés, hozzáférhetőség kérdésköre a vállalat saját hatáskörében marad. A bizalmas dokumentumok kezelésére vonatkozó előírásoknak jobban megfelel.
Csak PDF dokumentumokat lehet aláírni	PDF, XML, JSON vagy ASIC konténer fájlok aláírása
Csatolmányok hozzáadása korlát: 25 oldal és 5 MB.	Számtalan csatolmány hozzáadható a dokumentumhoz méretkorlát nélkül, fő dokumentum és csatolmányok együttesen kerülnek aláírásra.
Időbélyeg konfigurálása és a beállítása nehézkes, hosszú távú időbélyeg alkalmazása nem alap beállítás	Szabadon választhatunk mely időbélyeg szolgáltatótól, milyen típusú időbélyeggel írunk alá. Archív időbélyeg beállítással biztosítható, hogy az aláírt dokumentumok a jogszabályoknak megfelelő módon hosszú éveken át érvényes legyen.
Több, különálló dokumentum aláírása egyszerre, de ilyenkor a dokumentumokat egymás után át kell tekinteni, majd a megfelelő CSC-kompatibilis felhőaláírás-szolgáltató esetén egyetlen engedélyezéssel aláírni.	Több tucat, akár több száz, ezer dokumentumot alá tudunk írni egyszerre, csak be kell csatolni és rákattintani az aláírás gombra, a dokumentum egyenkénti megtekintése nélkül.
Az automatizált aláírás nem jellemző.	Az automatizált aláírás, vállalati aláírási infrastruktúra kialakítása és az adott vállalat IT rendszerébe történő integráció lehetséges, felhőalapú szolgáltatás igénybevétele nélkül.

Polysys 100%-ban jogbiztos megoldás cégeknek

A Polysys aláíró szoftverei minden vállalkozás és szervezet számára jogbiztos megoldást nyújtanak a vállalati dokumentumok digitális aláírására.

Ügyfeleink igényei és a szervezet adottságai szerint, szerver vagy desktop megoldással is tudunk szolgálni.  Az aláírandó dokumentum mennyiségét, valamint a szervezet igényeit figyelembe vételével a legmegfelelőbb megoldást tudjuk ajánlani.

Digitális aláírásra specializált szoftvereink átfogó megoldást nyújtanak az elektronikus dokumentumok hitelesítéséhez kapcsolódó technikai, biztonsági és megfelelőségi feladatok kezelésére.

Ügyfeleink közvetlenül a szakértői csapatunktól kap gyors és megbízható támogatást. A magas minőséget a saját fejlesztésű, több, mint 20 éve folyamatosan tanúsított aláíró szoftver komponensünk biztosítja.

Gyakori kérdések

Mire jó az Adobe Sign aláírás?

Az Adobe Sign alapértelmezett “E-sign” vagy Fill & Sign” funkcióinak elnevezése félrevezető lehet, mivel az ezekkel létrehozott egyszerű elektronikus aláírás (SES) nem azonos a minősített tanúsítványon alapuló elektronikus aláírással (QES), ami a jogszabályokban előírt szintet képviseli. Az Adobe ugyan ad lehetőséget az QES aláírás használatára is, de ahhoz külön aláíró tanúsítvány beszerzése szükséges.

Alkalmas az Adobe Sign céges elektronikus aláírás készítésére?

Igen, amennyiben minősített elektronikus aláírást (QES) használunk, és elfogadható számunkra, hogy a vállalati dokumentumok aláírása felhőalapú szolgáltatáson keresztül történik. Ennek használata során különös figyelmet kell fordítani az adatok bizalmasságára, védelmére és rendelkezésre állására.

Milyen magyar megoldások léteznek az Adoba Sign helyett céges elektronikus aláírás készítésére?

Céges elektronikus aláírás készítésére magyar fejlesztésű megoldást kínál a Netlock, az E-Szignó és mindenekelőtt a Polysys.

Tetszett a cikk? Mentsd el a könyvjelzők közé, hogy bármikor gyorsan visszatalálj.

Kapcsolat