Aláírás generátor céges használatra? Ezt mindenképp jó ha tudod róla!
- polysys
- 21 órával ezelőtt
- 5 perc olvasás
Ez a cikk arra ad választ, mit tud egy “aláírás generátor” és megéri-e céges szinten használni vállalati dokumentumok aláírására.
- Az „aláírás generátor” eszközök online létrehozott aláírások generálására, látványos, kézírásszerű aláírásképek készítésére használhatók.
- Az aláírás generátorok abban segítenek, hogy az aláírásunk mutatós legyen, de vigyázzunk ez nem egyenlő a digitális aláírással, vagy elektronikus aláírással.
- Céges dokumentumok aláírásához mindenképp hivatalos elektronikus aláírást szükséges használni, mivel így biztosítható, hogy a dokumentumnak joghatása legyen, pl. képviseleti jogosultság igazolására alkalmas legyen.
Mire jó egy aláírás generátor?
Ahogy a nevében is benne van, aláírások generálására használják.
Az "aláírás generátorok” olyan eszközök, amelyek egy kézzel rajzolt képből, vagy begépelt szövegből látványos, kézírásszerű vagy stilizált aláírásképet készítenek.
Magáncélú dokumentumoknál az aláírás generátorok jól használhatók. Segítségükkel úgy készíthetjük el és helyezhetjük el az aláírásképünket, ahogy szeretnénk. Ilyen esetek lehetnek például:
- egy magáncélú dokumentum aláírásképpel történő ellátása, például bemutatkozó levél, amikor nincs szükség hivatalos elektronikus aláírásra és nem tudunk nyomtatni
- egy személyes blog jellegű weboldal alján stilizált aláíráskép elhelyezése, hogy személyesebbé tegyük az oldalt
- digitális üdvözlőkártya, meghívó vagy köszönőlevél személyesebbé tétele stilizált aláírásképpel
Fontos azonban tudni, az aláírás generátorok csak aláírásképet készítenek, nem valódi elektronikus aláírást. Ezért céges dokumentumoknál, például szerződések aláírásánál vagy hitelesítésénél önmagukban nem elegendőek.
Aláírás generátorok egyszerűbb célokra (nem elektronikus aláírás!)
Ha a google keresőbe beírjuk, hogy “aláírás generátor”, egyből válogathatunk az ingyenes és fizetős megoldások között.
Ha pedig a telefonra letölthető verziót keresünk, akkor is bőséges a kínálat:
Az aláírás generátorok kényelmes és gyors lehetőséget adnak arra, hogy egy elektronikus dokumentumot “aláírjuk”, vagyis pontosabban: aláírási képet helyezzünk el rajta.
Online aláírás generátorok
Mit tudnak?
Stilizált aláírásképet helyezhetünk el a dokumentumon, vagy hozzáadhatjuk a dokumentumhoz az általunk választott kézi aláírás képet.
Az általunk tesztelt aláírás generátor eszközzel feltöltöttünk egy PDF dokumentumot, amelyhez csatoltuk a saját kézi aláírásképünket PNG vagy JPG formátumban. Így a dokumentum úgy nézett ki, mintha mi írtuk volna alá kézzel, ezzel megúszva a nyomtatás és visszaszkennelés mozzanatát.
Online kézi aláírás joghatása
Nem árt tudni, hogy a kinyomtatott és kézzel aláírt majd vissza szkennelt elektronikus dokumentumnak nincs joghatása. Átmenetileg úgy szokták elfogadni a kézzel aláírt és visszaszkennelt elektronikus dokumentumot, hogy összevetik az aláírási címpéldányban található kézi aláírási képpel. Ha megegyezik a két aláírási kép, akkor megbizonyosodtak arról, hogy az aláíró személye ugyanaz.
Azonban a dokumentum joghatásának biztosításához a feleknek vissza kell térniük és meg kell őrizniük az eredeti papír alapú iratot.
A papír alapú dokumentumoknak van joghatása, mert személyesen írta alá valaki. De a papír alapú dokumentumok visszaszkenneléssel előállított elektronikus dokumentum elveszti a joghatását, mert az aláírás képet bárki elektronikusan lelophatja.
Nem mindegy például, hogy egy tartozási elismervényen, aki tartozik kézzel aláírta és elismert mondjuk 100.000 Ft-os tartozást, majd visszaszkennelés után kivágják a kézi aláírási képét és ráteszik egy módosított tartozási elismervényre, ahol az összeget átírták 1.000.000 Ft-ra.
Az ilyen okirat és dokumentum hamisításokat elkerülhetjük azzal, hogy az elektronikus dokumentumra eIDAS szerinti elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel írunk alá.
Emailes aláírás generátorok
Az emailes aláírás generátorokkal a kollégáknak egységes és dizájnos emailes aláírás képet tudunk készíteni.
Az aláírás generátorok úgy reklámozzák magukat, hogy PDF aláírásokat lehet létrehozni pillanatok alatt, de ezt a hivatalos elektronikus aláíró szoftverekkel is meg tudjuk tenni. Így az aláírás generátorok használatából nem sok előnyünk származik.
Canvába épített aláírás generátorok
Az e-mailes aláírás generátorokkal a kollégáknak egységes és dizájnos e-mailes aláírásképet tudunk készíteni.
Mik az aláírás generátorok előnyei?
Az aláírás generátorok egyik előnye, hogy nem kell kinyomtatni a dokumentumot csak azért, hogy kézzel aláírjuk. Ehelyett elektronikusan ráhelyezhetjük azt az aláírásképet, amelyet használni szeretnénk.
Az ingyenes verziókkal lehet kísérletezni, szerkesztgetni és kipróbálni, hogyan nézzen ki az „online aláírásunk”.
Nem elhanyagolható azonban, hogy a fizetős aláírás generátorok éves díja sokszor hasonló árban mozog, vagy akár még többe is kerülhet, mint a például a polySigno, ami egy tanúsított, hivatalos elektronikus aláíró szoftver.
Az aláírás generátorok sokszor úgy reklámozzák magukat, hogy PDF aláírásokat lehet velük létrehozni pillanatok alatt. Ezt azonban a hivatalos elektronikus aláíró szoftverekkel is meg tudjuk tenni, miközben azok valódi elektronikus aláírást is létrehoznak. Így véleményünk szerint az aláírás generátorokból valódi előnyünk nem származik.
Professzionális elektronikus aláírás készítése üzleti célra
A hivatalos elektronikus aláíró programok megadják a szabadságot, hogy online, bárhol és bármikor aláírhassuk az elektronikus dokumentumokat.
Egy elektronikus aláíró program használatával jóval többet kapunk annál, hogy az aláírás kép elhelyezésre kerül a dokumentumon.
Egy professzionális elektronikus aláíró program mit nyújt?
Aláírás létrehozás
Vállalati dokumentumok elektronikus aláírása a magyar jogszabályoknak és EU-s jogszabályoknak megfelelő módon. Az elektronikus aláírásokat nemcsak Magyarországon, hanem akár az egész EU-ban is elfogadják az alkalmazott aláírási szinttől függően.
Aláírás ellenőrzés
Mások által elektronikusan aláírt dokumentumok érvényességének ellenőrzése a vonatkozó jogszabályi és szabványi követelmények szerint. Egyértelmű visszajelzés, hogy a másik által aláírt dokumentum elfogadható-e?
Időgép funkció: A POLYSYS termékeiben egyedülálló, hogy akár több évtizeddel korábban létrehozott aláírások esetén is kimutatja, hogy milyen joghatás állt fenn az aláírás létrehozás időbélyeggel hitelesített időpontjában.
Aláírt dokumentumok érvényességének meghosszabbítása
A múltban aláírt dokumentumok elektronikus érvényességének meghosszabbítása a jogszabályi előírásoknak megfelelően, például számlák felülhitelesítése a 8 év megőrzési idő garantálásához.
Konfigurálható és egyénre szabható aláírási kép
Többféle aláírási sablon rögzítése a gyors aláírás munkamenet biztosításához.
Tömeges dokumentum aláírás
Akár több dokumentum egyszerre történő aláírása.
Csatolmányok aláírása
Dokumentum és csatolmányainak aláírása együttesen és egy lépésben.
Összes dokumentum típus és összes aláírási szabvány kezelése
A hivatalos digitális aláírás készítéshez vezető lépések
1) Válasszuk ki az aláíró programot, de mindenképp gondoljuk végig mire van szükségünk!
Ki fog aláírni?
Hány dokumentumot évente?
Milyen típusú dokumentumokat kell aláírnunk?
Egyesével kell aláírnunk, vagy tömegesen?
Az elektronikus dokumentumokat csatolmányokkal együtt kell hitelesíteni?
Fontos az elektronikusan aláírt dokumentum hosszú távú érvényességének fenntartása? Saját céges logónkat is fel szeretnénk tüntetni a digitális aláírás során?
A különböző piaci szolgáltatók általában különböző tanúsítványcsomagokhoz kötik az aláíró programok funkcióit és testre szabási lehetőségeit.
Ezzel ellentétben a polySigno alkalmazásban minden funkciót azonnal elérhet, a saját vállalati arculatára szabhatja, drágább díjcsomag választása nélkül.
2) Aláíró vagy bélyegző tanúsítvány igénylése erre kijelölt bizalmi szolgáltatónál.
3) Az aláírás során időbélyeg alkalmazása, amely az aláírás hiteles időpontját igazolja, és hozzájárul a dokumentum későbbi ellenőrizhetőségéhez.
4) A digitális aláírások dokumentumon történő elhelyezése
5) Szükséges esetén, megfelelő időközönként történő felülhitelesítés, azaz a dokumentum újbóli aláírása annak érdekében, hogy a dokumentum joghatása hosszú távon fenntartható legyen a jogszabályi követelmények szerint.
Az igazi “aláírás generátor” céges használatra: tömeges dokumentum hitelesítés digitális aláírással
A Polysys megoldásai között megtalálható a TEA, amely nagy számú dokumentum tömeges aláírására alkalmas szerver szoftver, egy igazi aláírás generátor.
A TEA sajátossága, hogy az aláírási folyamatot nem egy felhasználó indítja el manuálisan, hanem az aláírási folyamatot gép indítja automatikusan. A dokumentumokon a digitális aláírás elhelyezése, ellenőrzése és kiegészítése automatikusan történik, emberi beavatkozás nélkül.
A TEA kifejezetten olyan vállalatok számára ideális megoldás, ahol jogszabályi kötelezettség vagy belső vállalati előírás alapján nagy mennyiségű — akár több százezer — dokumentumot kell elektronikusan hitelesíteni és elektronikusan hosszú távon megőrizhetővé tenni.
A TEA néhány nap alatt beépíthető a vállalati rendszerekbe. A TEA használatával csökkenthetők a működési költségek, nem kell fizikai irattároló raktárt és személyzetet fenntartani. A TEA-val nincs aláírás korlát!
A polySigno ezzel szemben olyan vállalati megoldás, amelyet jellemzően nem gépi automatizált módon, hanem személyek általi aláírásra használnak. Tipikus felhasználói lehetnek a cégvezetők, valamint azok a kijelölt munkatársak, akik adott pozíciójuk vagy szerepkörük alapján kötelezettek elektronikus aláírás használatára.
Gyakori kérdések
Az aláírás generátorral készített online generált aláírás jogilag érvényes?
Nem, az aláírás generátorokkal készített aláírásoknak semmilyen joghatása nincs.
Mi a különbség az elektronikus aláírás és egy egyszerű aláírás generátorral készült szignó között?
Az aláírás generátorral készült szignó csak egy kép, amelyet elhelyezünk a dokumentumon, nem biztosít letagadhatatlanságot. Az elektronikus aláírás ezzel szemben tanúsítványon alapul, igazolja az aláíró személyazonosságát, ellenőrizhetővé teszi a dokumentum sértetlenségét, és megfelelő aláírási szint esetén biztosítja a jogszabályoknak való megfelelést és a széles körű elfogadást.
Milyen minősített elektronikus aláírást kínáló megoldások vannak?
Minősített elektronikus aláírás létrehozásához bizalmi szolgáltatótól kell beszerezni a megfelelő tanúsítványt.
Továbbá olyan aláíró megoldásra van szükség, amely támogatja a tanúsítvány használatát, az időbélyegzést és a dokumentum későbbi ellenőrizhetőségét.
Fontos, hogy az aláíró program folyamatosan kövesse a jogszabályi változások és műszaki szabvány változásokat, mert csak így garantálható a mindenkori megfelelést.
Tetszett a cikk? Mentsd el a könyvjelzők közé, hogy bármikor gyorsan visszatalálj.
Hozzászólások